Hybridit tulevat myös kokoustamiseen

Männäviikkoinen työrupeamani sisälsi muun työn lisäksi yhteensä 11 kokousta tai palaveria. Se on ehkä tavallistakin enemmän, mutta antaa hyvän kuvan siitä, millaiseksi kokoustaminen on monipaikkaisissa tai verkostomaisesti toimivissa organisaatioissa muuttunut. Tarkoitan hybridipalavereja ja -kokouksia.

Mitä hybridikokous tarkoittaa? Aiemmin – ja osin toki vieläkin – kokous tarkoitti yleensä sitä, että osallistujat kokoontuivat saman pöydän ympärille keskustelemaan ja sopimaan asioista. Toisaalta voitiin pitää pikaisia puhelinpalavereja, joihin jokainen osallistui omalta paikkakunnaltaan. Hybridikokous on näiden kahden yhdistelmä eli siinä osa osallistujista on saman pöydän äärellä, osa etäyhteyksien päässä.

Minun viime viikon 11 palaveristani seitsemän oli hybridikokouksia ja neljä sellaisia, joissa kaikki olivat samassa paikassa. Suhde tuntuu mutu-näkemyksellä kuvaavan hyvin nykyistä menoa eli hybridikokouksia on enemmän kuin perinteisiä tai täysin etäyhteyksin toteutuvia.

Miten hybridikokoustaminen yleisesti ottaen sujuu? Se on kolmesta edellä kuvatusta vaihtoehdosta sekä vetäjälle että osallistujalle hankalin. Vetäjältä hybridikokous edellyttää läsnä olevien ja etäosallistujien tasapuolista muistamista ja osallistamista. Jos näin ei käy, etäosallistujien epäkiitollinen tehtävä on koettaa saada selvää lähikeskustelijoiden päällekkäisestäkin puhumisesta tai pyytää toistuvasti havaintomateriaalia jaettavaksi myös etäyhteyksien päähän. Eikä aina edes tiedä kuka milloinkin on äänessä – varsinkin jos mikrofonivarustus on heppoinen.

Hybridikokous toimii kokemukseni mukaan varsin hyvin, kun kokoustava joukko on tuttuja toisilleen ja kaikki ovat tottuneet hybridimenettelyihin. Silloin on mahdollista tunnistaa puhujat äänestä eikä etäosallistujalla ole kynnystä osallistua keskusteluun lähes samalla tavalla kuin jos olisi läsnä. Jos osallistujat eivät tunne toisiaan kovin hyvin, kokouksen alussa on hyvä todeta ääneen osallistujat ja heidän roolinsa sekä sopia yhteiset menettelyt esimerkiksi etäpuheenvuorojen pyytämisessä. Etäsihteerin tehtävä hankaloituu ainakin huomattavasti, jos näin ei toimita.

Hybridikokousten yleistymisen ovat mahdollistaneet parantuneet yhteydet ja helppokäyttöiset videoneuvotteluohjelmistot. Jokaisen osallistujan vastuulla on kuitenkin testata käyttämiensä laitteiden toimivuus, sillä muille hyvin turhauttavaa on palaverin alun viivästyminen, kun jonkun osallistujan yhteyksiä aletaan testata vasta kun kokous on alkamassa.

Viime viikon hybridikokouksistani useat olivat Savonia-ammattikorkeakoulun eri kampuskaupunkien yhteisiä, joihin osallistujia oli Iisalmesta ja Kuopiosta. Lisäksi oli yksittäisiä palavereja, joissa etäyhteys muodostui Kuopion eri kampusten välille tai joku osallistui palaveriin kotoa. Yksi kokous liittyi viiden ammattikorkeakoulun yhteiskehittämiseen; siinä kolme osallistujaa oli saman pöydän ympärillä Jyväskylässä ja me kaikki muut etäyhteyksien päässä neljällä muulla paikkakunnalla.

Jos tässä esimerkkinä toimineen viikon kaikkiin kokouksiin ja palavereihin osallistujat olisivat ajaneet tai matkustaneet muutoin paikan päälle, turhan paljon olisi mennyt aikaa paikasta toiseen siirtymiseen. Ja kuinka paljon polttoainetta säästyikään etäyhteyksien ansiosta. Noista näkökulmista katsoen hybridikokousten mahdollistuminen on eittämättä hyvä asia. Kyllä digitalisaatio helpottaa elämää. Ja luontokin kiittää, mikä näinä ilmastonmuutoshuolien aikoina on ihan merkittävä näkökulma.

Marja Kopeli
koulutusvastuusuunnittelija
Savonia-ammattikorkeakoulu

Jätä kommentti

*