Tällä kertaa kokosin blogiini satunnaisia ilmiöitä organisaatiokulttuurista. Organisaatiokulttuuri ohjaa sitä, miten organisaatiossa on tapana toimia. Se on sekä ulospäin näkyvää käyttäytymistä ja huumoria että syvälle juurtuneita uskomuksia, joita on hankala tehdä näkyväksi tai muuttaa.
Männä viikolla odoteltiin työkaveria etäpalaveriin Teamsiin. Samassa työhuoneessa odoteltavan kanssa työskentelevä kollega tiesi kertoa, että tulossa on, mutta jäi kahviautomaatilla suustaan kiinni.
Niinpä niin, me odottelijat totesimme hyväksyvästi, kahviautomaatin jonossa ja sen tienoilla hoituu nopeasti moni työasia ihan kuin ohimennen. Ei tarvitse sopia palaveria tai kirjoitella sähköpostia, jossa viestin oikeanlainen välittyminen ei ole lainkaan varmaa. Laskimme jopa leikkiä siitä, että jos ei lainkaan käy kahviautomaatilla, jää työpaikalla paljosta paitsi.
Oletko selittelevä vai huomaamaton myöhästyjä?
Täsmällisenä ihmisenä huomasin kuitenkin ajatuksissani häivähtävän myös, kumpi on merkityksellisempää: se että työkaveri saa hoidettua jonkin tärkeän pikkuasian nopeasti ja kätevästi kahviautomaatilla, vai se, että palaveri pääsi alkamaan myöhässä ja meitä oli useita henkilöitä käyttämässä aikaamme odottaen häntä.
Kumpaa sinä pitäisit tärkeämpänä? Vai onko kysymykseen olemassakaan ”oikeaa” vastausta, koska kysymys on aina tilannesidonnainen? Vaihteleeko suhtautuminen sen mukaan, millainen organisaatiokulttuuri kussakin talossa on… ja sen mukaan, ketä odotetaan?
Korona-aikana monissa organisaatioissa totuttiin etäpalavereihin, ja meilläkin ne ovat päivittäistä arkea. Nykyisin kukaan ei ainakaan korkeakouluissa ajatelle tosissaan, että kaikkiin palavereihin tultaisiin saman pöydän ympärille ihan konkreettisesti.
Onko etä- ja lähipalavereista myöhästymisessä jotain eroja? Myös se nousi esille kahvikeskustelussa viime viikolla. Oli tehty huomio, että etäpalavereihin useimmat tulevat ajallaan, jopa paremmin kuin lähitapaamisiin. Lisäksi myöhästyjät ilmaantuvat etäyhteyksiin useimmiten vaivihkaa ja ilman selittelyä, kun taas lähipalaveriin myöhässä tulija kokee usein tarpeelliseksi selittää, miksi on myöhässä. Näin hän vie kaikkien muiden aikaa vielä lisää.
Uudenlaista organisaatio- ja tiimikulttuuria kokeillen
Mutta jätetään myöhästymiset sikseen ja katsotaan eteenpäin. Savoniassa on käytössä tiimiorganisaatio. Oma tiimini on pieni, alle kymmenen henkilöä, ja se on vasta vakiintumassa. Tiimissämme on sekä pitkän työuran tehneitä että juuri aloittaneita. Olemme ennakkoluulottomasti päättäneet kokeilla aivan uudenlaisia tiimimenettelyjä ja työskentelytapoja.
Tiimikokouksemme ovat tänä vuonna vuoroon perinteisiä asialistallisia kokoontumisia ja vuoroon dialogirinkejä. Asialistallisissa kokouksissa kokeilemme kiertävää puheenjohtajuutta, ja jokainen tuo listalle omaan vastuualueeseensa kuuluvat asiat. Kukin ehtii vuoden aikana olla kerran puheenjohtajana, sillä näitä perinteisiä kokouksia on noin kerran kuussa. Kokouksille varataan aikaa aina kaksi tuntia.
Dialogirinkejä on yhtä paljon, ja ne ovat tunnin mittaisia. Niissä kaikki ovat tasavertaisia osallistujia, ei ole puheenjohtajaa eikä asialistaa, ja niissä ollaan aina paikan päällä. Osallistujat ovat ringissä, niin että välissä ei ole pöytää, läppäreitä tai mitään muutakaan, joka veisi huomion aidolta dialogilta. Dialogirinki aloitetaan inspiroivalla herätteellä, joka vie ajatukset pois edellisistä ja tulevista työtehtävistä. Ja sitten kuunnellaan toisia.
Olen innoissani näistä kokeiluista. Me luomme niissä uudenlaista yhteisöohjautuvaa organisaatiokulttuuria. Jotta nuo dialogiringit onnistuvat, tiimissä tulee olla turvallinen olo, niin että voi avoimesti ja rehellisesti sanoa oman kantansa ja ideansa. Ja toisaalta, juuri dialogiringissä kehittyy tiimin jäsenten luottamus toisiinsa ja sitä kautta myös avoimuus ja arvostus. Tuokin pieni asia linkittyy inhimillisen turvallisuuden teemaan, joka on strategiassamme.
Kerron kokeilumme tuloksista lisää myöhemmin keväällä. Olen tiimissämme niitä pitkän työuran tehneitä, ja tällaista ei ole ollut koskaan ennen. Tästä tulee kivaa!
Marja Kopeli
koulutusasiantuntija, jatkuva oppiminen
Savonia-ammattikorkeakoulu
