Osallistuin juuri äsken kotoa parin tunnin Zoom-etäpalaveriin, jossa oli mukana eri vaiheissa 12 – 15 henkilöä eri puolilta Suomea. Puolessa välissä käsiteltävä aihe vaihtui, ja siinä yhteydessä oli luontevaa pitää viiden minuutin tauko. Sinä aikana ehti juuri sopivasti keittää kahvit ja tyhjentää astianpesukoneen.

Tuntuuko tutulta?

Melko tasan kolme vuotta sitten syksyllä 2019 kirjoitin blogiin hybridikokousten yleistymisestä. Hybridikokouksen osallistujista osa on samassa tilassa ja osa etäyhteyksin kuka mistäkin. Tuolloin koronapandemia oli vasta tuloillaan; se alkoi laajasti kevättalvella 2020.

Etäpalaverit ovat käteviä mutta alttiita häiriöille

Korona-aika muutti etä- ja hybridikokoukset monissa organisaatioissa normaaliksi arjeksi, tai ainakin se vauhditti siihen suuntaan alkanutta kehitystä. Lähipalaverit alkavat monelle olla pikemminkin poikkeus, niin että ne pitää erikseen kalenterista tarkistaa. Niihinkin osa huhuilee etäyhteysmahdollisuutta viimeistään edellispäivänä.

Etäpalaverit ovat käteviä. Ne mahdollistavat osallistumisen mistä tahansa nettiyhteyden kantaman sisältä. Ne ovat kuitenkin alttiita keskeytyksille ja häiriöille. Tämänaamuisen etäpalaverini osallistujista yksi oli mukana kännykkäyhteydellä kahvilasta. Hänen nettiyhteytensä oli vähän epävakaa, ääni pätki ja puhe puuroutui hieman. Lisäksi kahvilan taustahäly kuului läpi. Totesimme tämän, ja hän turvautui loppupalaverin ajan chattiin ääneen esitettyjen kommenttien sijaan.

Meistä muista suurin osa osallistui näin syysloma-aikaan ilmeisesti kotoa, ja muutama koiran haukahdus kuului jossain vaiheessa taustalta. Zoomin tai Teamsin taustakuva häivyttää onnistuneesti paikan, niin kuin on tarkoituskin, joten oikeasti en tiedä, mistä itse kukin palaveriin osallistui.

Entä jos etäpalaverin vetäjä voisi seurata vireystilaasi – tai sinä itse?

Etäpalavereissa ja -kokouksissa on sekä työtä helpottavia että kognitiivisesti kuormittavia elementtejä. Oulun ja Jyväskylän yliopistoissa näkyy olevan menossa Työsuojelurahaston rahoittama hanke, jossa selvitetään, miten etäpalaverien kuormittavuutta voisi vähentää ja hyödyllisyyttä lisätä. Selvitykselle on tarvetta etätyön yleistymisen takia.

Hankkeen tavoitteena on luoda sovellus, jolla voitaisiin seurata etäpalaveriin osallistujien vireystasoa. Hankkeessa pilotoidaan osallistujien fysiologisen ja emotionaalisen tilan mittausta sykkeen ja hengityksen avulla. Oulun yliopistosta mukana on konenäön ja signaalianalyysin keskus. Etäpalaveriin osallistuvien kasvoista mitataan videopohjaisesti sydämen sykettä. Konenäkö tunnistaa kasvojen pienet värimuutokset ja päättelee siitä sykkeen.

Kun palaverin tai kokouksen vetäjä saisi tietoa osallistujien vireystilasta, hän voisi reagoida ja kääntää tilaisuuden kulkua hyödylliseen suuntaan. Hän voisi päätellä esimerkiksi taukojen tarpeen tai aktivoida osallistujia kommentoimaan. Etäpalaverin vetäjän olennainen tehtävä onkin saada tilaisuudesta kiinnostava ja motivoiva kaikille. Kun lähitapaamisessa luonnollisesti välittyvät eleet ja ilmeet puuttuvat, vetäjän voi olla vaikea aistia ilmapiiriä ja vireystasoa.

Etäpalavereissa vetäjän rooli korostuu

Etäpalaverien vuorovaikutusta on myös analysoitu. Etänä kokoonnuttaessa puheenvuorot näyttävät olevan pitempiä, toisaalta puhutaan vähemmän päällekkäin kuin lähitapaamisissa.

Oman puheenvuoron odottaminen etäpalaverissa voi kuormittaa, jos malttamattomana haluaisi jo päästä kommentoimaan tai aloittamaan. Oma puhuminen ei kuormita niinkään, varsinkin jos saa puhua itselle tärkeästä asiasta.

Spontaaneja puheenvuoroja tulee etäpalavereissa vähemmän, mikä myös nostaa tilaisuuden vetäjän isoon rooliin. Hänen tehtävänsä on aktivoida, pyytää kommentteja tai tehdä yhteenvetoja.

Herättäisitkö etäluennolla nukkuvan?

Korkeakoulussa työskentelevänä tulee väkisin mieleen yksi perustehtävistämme eli opetus ja siihen liittyen opiskelijoiden vireystila. Jos opettaja voisi seurata etäluentonsa aikana opiskelijoiden vireystilaa online, hän voisi hyödyntää tietoa ja reagoida tarpeen mukaan.

Varmaan monet ovat kuulleet tarinoita, miten opiskelija on autuaasti nukahtanut etäluentoa kuunnellessaan. No, onhan se silloin ollut ainakin turvalliselta tuntuva tilanne. Oppimisen kannalta vireystila ei kuitenkaan tuolloin liene ollut optimaalisin. Herättäisitkö sinä tuossa tilanteessa nukkuvan?

Marja Kopeli
koulutusasiantuntija, jatkuva oppiminen
Savonia-ammattikorkeakoulu