Muutos ja vaihdos – organisaatioissa niitä riittää. Savoniassa on menossa ”sydämensiirto”

Onko sinun työpaikallasi tapahtunut organisaatiomuutosta? Tai vaihdettu tietojärjestelmää? Aika monet voinevat vastata molempiin kysymyksiin painokkaasti ”kyllä”.

Itsellänikin on työuraa takana jo pitkälti, joten siihen on mahtunut sekä monta muutosta että vaihdosta. En jaksa edes laskea niitä. Eikä se ole tärkeää.

Organisaatiomuutoksella kiinni uuteen aikaan

Muutokset ajoittuvat organisaatioissa ja niin myös korkeakoulumaailmassa usein strategiakausien vaihteeseen. Johto haluaa tukea strategisia kehittämistavoitteita resursoinnilla ja uudella organisoitumisella. Näin saadaan lisäboostia kehittämiseen. Säilyäkseen kilpailukykyisinä organisaatioiden on pysyttävä ympärillä puhaltavissa muutostuulissa mukana.

Muutos on aina mahdollisuus, näin meille sanotaan. Omassa työhistoriassani oli aika, jolloin organisaatiomuutoksen yhteydessä ohjeistettiin hakemaan omia tehtäviä uudelleen, että sai jatkaa pestissään. Noin olen tehnyt useita kertoja.

Tuollaisessa tilanteessa on mahdollista myös jättää hakematta entisenlaista työnkuvaa, mikä mahdollistaa muutoksen yksilötasolla. Parhaassa tapauksessa tuolloin voi saada uuden tuoreuttaan kiinnostavan tehtävänkuvan. Niinkin on käynyt, onneksi.

Uusia tietojärjestelmiä monesta syystä

Tietojärjestelmät ovat useille meistä olennainen osa arkea. Risteilemme päivittäin asiakas-, talous-ynnä muissa järjestelmissä tai oppimisympäristöissä. Ja niitä riittää. Esimerkiksi korkeakoulussa käytössä olevia järjestelmiä voi luetella helposti pitkälti toistakymmentä.

Silloin tällöin on tarpeen vaihtaa järjestelmää. Tarvitaan tehokkaampaa ja päivittyviä prosesseja paremmin tukevaa tiedonhallintaa tai käyttökokemukseltaan helpompia sähköisiä ympäristöjä. Viime aikoina tietoturvanäkökulma on myös tullut entistäkin ajankohtaisemmaksi kyberhyökkäysten uhkan takia.

Parhaillaan olemme vaihtamassa keskeistä tietojärjestelmäämme eli opiskelijahallintajärjestelmää. Vaihdos on noin vuoden kestävä projekti, joka on nyt jotakuinkin puolessa välissä. Projekti sisältää toden totta monenlaista; on benchmarkkausta, suunnittelua, kehittelyä, datan siirtoa, koodaamista, työpajoja, tiedottamista ja opastusta ynnä muuta.

Osaava projektin toimijajoukko on ehdoton edellytys onnistuneelle lopputulokselle. Uuden järjestelmän logiikka pakottaa myös päivittämään prosesseja ja vastuita.

Keskeisen tietojärjestelmän vaihdos on kuin sydämensiirto

Opiskelijahallintajärjestelmän vaihtaminen tarkoittaa muutoksia lähes kaikille korkeakouluyhteisön jäsenille – niin opiskelijoille, opettajille kuin korkeakoulupalvelujen henkilöstöllekin. Siksi sitä voi verrata jopa organisaatiotasolla tehtävään sydämensiirtoon. Toimintojen siirtämisessä pitää varmistaa, että syke ja vuosikellon mukainen toiminta pääsee jatkumaan mahdollisimman sujuvasti, vaikka taukoa väistämättä jossain vaiheessa tuleekin.

Savoniassa tauko ajoittuu ensi kesälle, mikä tarkoittaa opiskelijoille mm. poikkeuksellisia aikatauluja valmistumiseen, tehtävien palautukseen ja suoritusmerkintöihin. Tavoitteena on, että muutostilanne sujuu kuitenkin hallitusti ja eri toimijaryhmät saavat uuden järjestelmän käyttöön sujuvasti.

Täysin ilman kommelluksia ensi kesästä ja tulevasta vaihdoksesta tuskin selvitään, mutta pidetään peukut pystyssä ja tehdään parhaamme.

Marja Kopeli
koulutusasiantuntija, jatkuva oppiminen
Savonia-ammattikorkeakoulu